Réserver 30 min

Pour les cabinets et les PME, en Belgique

Vos appels réglés, pas seulement notés. Vos factures suivies jusqu'au paiement.

Elle prend les rendez-vous dans votre agenda, donne les réponses que vous avez validées, envoie les SMS et relance vos factures avec un QR de paiement. Seul ce qui exige un humain vous arrive, en dossier prêt à traiter. Vous gardez votre numéro. Standard en service sous 5 jours ouvrés.

Réserver un diagnostic gratuit de 30 min

Gratuit · 30 minutes · sans engagement · réponse sous 24 h ouvrées.

Voir tout ce que Secondia règle →

149, 290 ou 449 € par mois HTVA selon la formule · Installé par Enzo Vanes, province de Namur · Résiliable chaque mois

Image générée par IA : l'assistante IA de Secondia, de profil, porte une visière qui s'allume en vert citron.
Assistante IAImage générée par IA
Schéma : un appel ou une facture échue arrive chez Secondia, qui décroche, transmet le message sous 15 minutes et envoie les relances 3, 10 et 20 jours.

Plus un appel manqué, plus une facture sans relance : c'est la base. Mais un appel noté reste un appel à rendre. Secondia règle la demande en votre nom, et vous ne recevez que ce qui exige un humain.

Ce qui se passe pendant que vous travaillez

  1. 1. Vous êtes en rendez-vous.

    Un client compose votre numéro habituel : il veut un rendez-vous, une réponse, ou savoir quelles pièces envoyer.

  2. 2. L'assistante répond et se présente comme une IA.

    Elle reconnaît l'appelant, répond avec votre base validée, prend le rendez-vous dans votre agenda et envoie par SMS les pièces à fournir avec le lien d'envoi.

  3. 3. Vous ne recevez que ce qui exige un humain.

    En dossier prêt à traiter, sous 15 minutes : qui, quoi, pièces reçues, prochaine étape.

Parler à l'assistante maintenant →

Exemple illustratif : un client appelle le cabinet Lefort à 10 h 12, l'assistante se présente comme une IA et prend le message, puis une fiche est transmise à Marie.

Et vos factures, pendant ce temps

  1. 1. Un premier rappel poli, 3 jours après la date limite.

    Par email et SMS, en votre nom, avec un QR code de virement et la communication structurée : votre client paie depuis son app bancaire.

  2. 2. Un deuxième rappel, plus ferme, 10 jours après la date limite.

    Il appelle ? L'assistante le reconnaît et lui renvoie son QR par SMS. Il conteste ? Les rappels s'arrêtent et le dossier vous revient.

  3. 3. Un dernier rappel 20 jours après la date limite, puis vous décidez.

    Tout s'arrête dès que le paiement apparaît sur votre extrait CODA. Pas d'appel à votre client : la mise en demeure est préparée, vous la validez.

Voir une démo de relance ↗

Exemple illustratif : une facture de l'Atelier Dubois arrive à échéance ; trois rappels partent en votre nom à J+3, J+10, J+20, puis le client répond.

Ce qui change

Dès la mise en service.

Pas de promesse en euros : ce que nous nous engageons à faire, par écrit, et que vous vérifiez vous-même.

SituationAvantAprès
Un appel pendant un rendez-vousLe répondeur, ou rienRéglé : rendez-vous pris ou réponse donnée, SMS envoyé. Sinon, dossier prêt à traiter sous 15 min
Une facture échueRelancée quand vous y pensezRelancée à 3, 10 et 20 jours après l'échéance, avec un QR de paiement ; arrêt dès le paiement
Le ton des messagesSelon l'humeur du jourCelui que vous avez validé
Ce que vous pouvez vérifierPas grand-choseChaque lundi : appels, part réglée sans vous, rendez-vous, montants relancés

Une secrétaire complète

Elle règle les demandes. Elle ne se contente pas de les noter.

Un standard qui prend un message vous oblige à rappeler. Le nôtre prend le rendez-vous, répond, envoie le SMS. Et vos relances partent avec de quoi payer tout de suite.

Le standard vocal

  • Rendez-vous pris dans votre agenda (Google, Outlook ou Cal.com), selon vos règles : durées, plages, délais.
  • Des réponses, pas un répondeur : une base de réponses validée avec vous, enrichie chaque semaine avec les questions restées sans réponse.
  • Les SMS partent d'elle : pièces à fournir avec le lien d'envoi, confirmation du rendez-vous, rappel la veille.
  • Appelant reconnu : elle sait qui appelle et quel dossier le concerne. Quand c'est vous qu'il faut, elle transfère l'appel avec le contexte.
  • Seul ce qui exige un humain vous arrive, en dossier prêt à traiter sous 15 min : qui, quoi, pièces reçues, prochaine étape.
  • Français et néerlandais, numéro belge +32. Le spam et les appels de moins de 15 secondes ne vous sont pas facturés.

L'agent de relances

  • Email et SMS avec un QR code de virement (norme EPC) et la communication structurée belge : votre client scanne et paie depuis son app bancaire.
  • Les réponses des débiteurs sont traitées : promesse de paiement, demande de copie, question. Une contestation ? Les relances s'arrêtent et le dossier vous est confié.
  • Arrêt dès le paiement, lu sur vos extraits bancaires CODA : pas de rappel à un client qui a déjà payé.
  • Dossier de mise en demeure préparé, envoyé seulement après votre validation.
  • Rapport des montants : relancés, promis, payés, contestés.
  • Factures entre professionnels. Aucun appel téléphonique sortant vers vos clients.

Standard + relances

Le lien que personne ne fait.

Un client en retard de paiement vous appelle ? L'assistante le reconnaît, lui renvoie son QR de paiement par SMS et note sa promesse de paiement dans le suivi des relances. Vous n'avez rien à faire.

Chaque lundi

Le rapport du lundi : ce qui a été réglé sans vous.

  • Les appels de la semaine et la part réglée sans vous (rendez-vous pris, réponse donnée, SMS envoyé, sans transfert ni dossier à traiter).
  • Les rendez-vous pris et les motifs d'appel.
  • Les questions restées sans réponse : vous les validez, elles entrent dans la base la semaine suivante.
  • Les heures rendues, avec la formule écrite : appels réglés sans vous × temps moyen par appel, une durée que vous fixez vous-même au démarrage.
  • Avec les relances : les montants relancés, promis, payés et contestés.

Exemple fictif

Appels reçus
52
Réglés sans vous
31
Rendez-vous pris
9
Dossiers prêts à traiter
14
Questions restées sans réponse
3
Exemple fictif, pour montrer la forme du rapport. Ce n'est pas le résultat d'un client.

Tout votre cabinet, vu d'en haut.

En option, ou inclus dans la formule Système Cabinet.

Votre cabinet sur un écran, en direct : qui est à son poste, chaque appel du jour et à qui il a été transmis, les factures en relance et celles qui attendent votre validation. Quand un client appelle pour savoir où en est son dossier, l'assistante lui répond à partir de ce que vous y tenez à jour.

Les démos par métier et le prix →

Tableau de bord d'une fiduciaire : le cabinet vu d'en haut, les dossiers en cours et leur étape.Ouvrir la démo ↗
Démonstration réelle, données fictives.

Standard, relances, suivi des dossiers, site, visibilité locale : tout ce que Secondia prend en charge, sur une page.

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Qui est derrière

Enzo Vanes, fondateur de Secondia, province de Namur.

« Avant qu'un appel ou une relance ne parte vers vos clients, j'ai écouté les tests avec vous et validé chaque instruction. Une fois client, vous avez mon numéro direct, pas un formulaire. Je réponds sous 24 h ouvrées. »

Je m'occupe personnellement de votre installation, du premier rendez-vous aux appels de test.

À propos →

« J'ai fait appel à Secondia pour m'accompagner dans la création d'outils de communication pour mon centre pluridisciplinaire, et je suis ravie du résultat ! Enzo est réactif, à l'écoute, de très bon conseil et fournit un travail de qualité. C'est un vrai plaisir de collaborer avec lui. Je compte d'ailleurs refaire appel à Secondia pour les prochains projets liés à l'intégration de l'IA dans mon activité. Je recommande sans hésiter ! »
Anémone, centre pluridisciplinaire · projet : outils de communication

Un site, des supports de communication, un outil sur mesure ? Tout ce qu'on fait d'autre →

Un agent, les deux, ou le système complet.

Accueil Essentiel

Appels ou factures

Un agent au choix : le standard vocal ou les relances de factures.

490 € d'installation, puis 149 € par mois (hors TVA)300 minutes d'appels incluses par mois

Conseillée pour un cabinet

Accueil Cabinet

Appels + factures

Les deux agents, reliés : un client en retard qui appelle reçoit son QR par SMS. Un seul rapport, chaque lundi.

990 € d'installation, puis 290 € par mois (hors TVA)600 minutes d'appels incluses par mois

Système Cabinet

Appels + factures + suivi

Les deux agents, plus le tableau de bord visuel : vous y tenez le statut des dossiers, l'assistante répond à « où en est mon dossier ? ».

Voir le tableau de bord →

1 490 € d'installation, puis 449 € par mois (hors TVA)1000 minutes d'appels incluses par mois

Un besoin plus large (plusieurs sites, logiciels à relier) : sur mesure, sur devis.

Sans engagement : vous pouvez arrêter chaque mois. Tarifs et garantie →

Pour repère : une secrétaire à temps plein coûte environ 3 500 € par mois en Belgique (coût employeur). Le comparatif honnête →

Garanties

Deux garanties, mesurées et écrites.

Appels réglés sans vous

Si moins de 40 % de vos appels sont réglés sans vous, le mois suivant vous est offert. À partir du 2e mois, mesuré dans le rapport du lundi.

Ne comptent pas : le spam et les appels de moins de 15 secondes. Condition : la base de réponses et les règles d'agenda ont été validées avec vous.

Zéro relance à tort

Si une relance part alors que le paiement était sur votre compte au moins un jour ouvré avant l'envoi, le mois vous est offert.

Condition : l'extrait bancaire CODA quotidien est actif.

Le mois offert est déduit de votre facture suivante. Les conditions complètes figurent dans votre proposition écrite.

Trois étapes. Un objectif écrit.

  1. Diagnostic, 30 minutes.

    Ce qui vous échappe aujourd'hui : appels, factures, demandes. Gratuit, sans engagement.

  2. Proposition écrite sous 3 jours ouvrés.

    Ce que nous prenons en charge, l'objectif écrit et le prix. Rien n'est commandé avant.

  3. En service sous 5 jours ouvrés

    après votre accord et vos accès. Avant le premier vrai appel, nous écoutons ensemble les appels de test et validons chaque instruction. Ensuite, un rapport chaque lundi.

Un objectif écrit, vérifiable chaque mois.

Au démarrage, nous fixons par écrit un objectif : appels décrochés aux heures convenues, part des appels réglés sans vous, relances envoyées. Vous le suivez chaque lundi dans votre rapport.

Si l'objectif convenu n'est pas tenu, nous continuons sans facturer l'abonnement jusqu'à ce qu'il le soit. L'installation, elle, reste due.

  • Résiliable chaque mois
  • Contrat RGPD signé (ce que nous pouvons faire de vos données)
  • IA annoncée dans chaque échange

Questions fréquentes

Est-ce que c'est de l'IA ?

Oui, et elle le dit : au téléphone, par email, dans le chat. Elle ne donne aucun conseil fiscal ni comptable. Ce qui sort de vos instructions vous est transmis, avec le contexte.

J'ai le même numéro fixe depuis 15 ans. Qu'est-ce qui change ?

Rien pour vos clients : ils composent le même numéro. Vous ne changez ni de numéro ni d'opérateur. On active avec vous un renvoi d'appel vers l'assistante, pour tous les appels ou seulement quand vous ne décrochez pas, et vous pouvez le couper à tout moment. Le pas-à-pas : votre numéro actuel →

Et si l'assistante se trompe ou ne sait pas répondre ?

Elle ne répond qu'à partir de la base de réponses validée personnellement avec vous avant la mise en service. Une question hors base ? Elle ne l'invente pas : elle vous la transmet en dossier prêt à traiter, et la question apparaît dans le rapport du lundi. Vous validez la réponse, elle entre dans la base la semaine suivante.

Mes clients vont-ils être gênés de parler à une IA ?

Elle se présente clairement comme l'assistante IA de votre cabinet. Ce qui gêne vos clients, c'est surtout le répondeur et le téléphone qui sonne dans le vide. Si quelqu'un préfère vous parler, elle note le meilleur moment pour que vous le rappeliez.

Mes clients me parlent de sujets confidentiels. Que demande-t-elle ?

Le strict nécessaire pour que vous puissiez rappeler : le nom, le dossier ou un motif en quelques mots, l'urgence et le bon moment. Elle ne demande aucun détail médical et n'entre pas dans le fond du dossier : ça, c'est avec vous.

Mon logiciel comptable relance déjà par email. Qu'est-ce que ça change ?

Un email de rappel, c'est le début. Ici, le rappel part aussi par SMS avec un QR de virement et la communication structurée, les réponses de vos clients sont traitées, tout s'arrête au paiement lu sur votre CODA, et un client qui vous appelle pour sa facture reçoit son QR par SMS. La mise en demeure est préparée, vous la validez.

Que deviennent mes données ?

Uniquement ce qu'il faut pour répondre et relancer : coordonnées de l'appelant, dossier concerné, message, références et montants de factures. Contrat de sous-traitance (RGPD) signé. Sous-traitants et lieux de traitement : page Conformité & données.

Et si ça ne marche pas pour moi ?

L'objectif est écrit au démarrage. Si moins de 40 % de vos appels sont réglés sans vous, le mois suivant est offert ; une relance partie à tort, et le mois est offert. Conditions et garantie de continuité : page Tarifs →

Puis-je résilier ?

Oui, chaque mois. L'installation reste acquise ; vos instructions et vos données vous sont remises.

Dites-nous ce qui vous échappe. On vous dit ce qu'on prend en charge.

30 minutes, gratuit. Vous recevez une proposition écrite sous 3 jours ouvrés, et rien n'est commandé avant votre accord.

Réserver un diagnostic gratuit de 30 min

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